为提升人才大厦会议接待服务水平，行政部实施“三步走”会议接待方案，从会前准备、会中服务、会后总结三个方面，完善公司会议接待流程。

    一是会前准备。要及时了解清楚会议内容及来宾行程等情况，同时征求云上建管会领导意见，是否有特殊要求；落实会议场地，调试音响设备，并确认会议是否使用投影设备及时调试；根据参会人员姓名制作座牌并按职位高低情况合理摆设；准备会议的相关资料，包括提供给对方的资料以及提供给我方领导的资料；确定来宾的出发时间，落实接待用车；会议用品准备，包括会议用纸、用笔、用水、水果、相机、录音笔等；有用餐安排的，必须提前做好用餐地点，规格的落实以及席位座次的拟定。

     二是会中服务。会议接待人员要及时做好茶水服务，会议中原则上每15-20分钟添加茶水一次；根据会议要求，进行灯光调节；根据会议需要主动提供话筒传递服务；会议过程中，会议接待人员要精神集中，注意观察参会人员有无服务要求，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。

     三是会后服务。会后及时做好会场清理工作。若发现参会者遗留物品迅速与有关单位联系或上交；严格做好保密工作，不询问、议论、外传会议内容和领导讲话内容；清洁会议室，关闭会议室电子设备、空调、灯光、门。